jueves, 1 de julio de 2010

equipos de trabajo en mesas de trabajo

En este blog quiero comentar algunas experiencias y enseñanzas a tomar en cuenta cuando se tiene que armar una mesa de trabajo con varios equipos grandes:

a. definir las reglas de la mesa de trabajo. muchas veces juntamos a equipos de trabajo para definir y acordar temas en proyectos pero, pocas veces nos detemos a pensar en las reglas que regirán dicha mesa; cuando no se definen tales aspectos la mesa de trabajo se convierte en una charla prolongada donde todos pueden opinar pero no se llega a ninguna definición. Mis sugerencias para evitar tales situaciones son:

1. define un moderador, dicho moderador tiene que establecer tiempos de respuesta por cada participante de la mesa de trabajo y hacer que se cumplan. el moderador tiene que conocer el plan de comunicación para restringir opiniones no permitidas.
2. un plan de comunicacion, no todos pueden opinar acerca de un mismo tema, identifica sobre que topicos puede opinar cada grupo participante.
3. las reglas las tienes que definir como máximo en cuatro horas (como sugerencia), es un acuerdo rápido para trabajar no un tratado o una tesis doctoral.

b. definir la mecánica de trabajo, todos los grupos de trabajo deben de definir que a quien atenderan durante la mesa de trabajo y a quien solicitaran informacion; adicionalmente cada grupo debe definir con dichas contrapartes como es que intercambiaran la información (no tienes que generar un documento perfecto por que en caso contrario nunca llegaras a definirlo)

c. definir el entregable de trabajo. este tema es bien importante porque, muchas veces hacemos teuniones sin entender que producto tiene que ser generado y el horizonte de tiempo para lograrlo. aseguraye que todos los participantes de la mesa de trabajo lo tengan claro.

d. ensaya, es importante hacer un simulacro para detectar areas de oportunidad y mejorar antes de comenzar a perder tiempo productivo. te sugiero que el ensayo no dure mas de una hora (esto debe ser suficiente para revisar que la mecanica funciona y jacer los ajustes necesarios)
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